Så rekryterar du framgångsrikt utan en HR-avdelning

Många små och medelstora företag har ingen dedikerad HR-avdelning. Faktum är att 88 % uppger att de någon gång har arbetat i ett småföretag som inte haft någon HR-personal alls. I sådana organisationer är det ofta VD:n, teamchefer eller andra ledare som ansvarar för rekryteringen utöver sina ordinarie uppgifter.

Det kan fungera bra – få personer känner verksamhetens behov bättre än just ledarna – men det innebär också särskilda utmaningar. Låt oss titta på problemen med att rekrytera utan HR-stöd och hur ZenZaii kan ge hjälpen som behövs för att lyckas.

Utmaningar när du saknar HR-specialister

Tidspress och multitasking

För en chef utan HR-backup är rekrytering bara ytterligare en uppgift på en redan full arbetsbörda. Samtidigt som man driver drift, försäljning eller projekt ska man skriva annonser, gallra CV:n, boka intervjuer och utvärdera kandidater.

Utan ett strukturerat arbetssätt kan rekryteringen dra ut på tiden eller hamna längst ner i prioriteringslistan. Det kan leda till att kandidater försvinner – särskilt på dagens marknad där de bästa ofta plockas upp snabbt av konkurrenter som rör sig snabbare. Om rekrytering inte är din huvuduppgift är det lätt att tappa momentum, vilket kan skada företaget om en roll står tom för länge.

Begränsad rekryteringskompetens

HR är ett eget kompetensområde. En teknisk lead eller entreprenör kan vara briljant inom sin domän, men sakna utbildning i urvalspsykologi och intervjuteknik. Det finns omfattande forskning om vilka metoder som bäst förutsäger arbetsprestation, men den kunskapen är ofta inte allmänt spridd utanför HR.

I praktiken fattas många rekryteringsbeslut i små företag utifrån intuition och “magkänsla” snarare än strukturerad bedömning. Studier visar tyvärr att det både minskar chansen att välja den faktiskt bästa kandidaten och ökar risken att omedveten bias smyger sig in. Kort sagt: utan stöd kan små företag missa starka rekryteringar eller göra fel som hade kunnat undvikas.

Administrativ börda och uppföljning

Utan HR finns det heller ingen att delegera administration och koordinering till. Att hålla ordning på ansökningar i inkorgen, svara alla kandidater, boka möten, skicka påminnelser och senare samla in feedback eller ta referenser kan snabbt bli överväldigande.

Små missar – som att glömma att uppdatera en kandidat – kan skada ert rykte eller göra att ni tappar en toppkandidat som kände sig ignorerad. Dessutom kan avsaknad av någon som följer upp rekryteringsdata göra att ni missar lärdomar om vad som fungerade eller inte, eftersom ingen har tid att analysera processen i efterhand.

Sammantaget kan brist på HR leda till spretiga och ineffektiva rekryteringar, även med goda intentioner. Men det finns lösningar som inte kräver att man anställer en heltids-HR.

Stöd och struktur med ZenZaii

ZenZaii är byggt för just dessa scenarier. Vi vill ge små företag och team utan HR samma typ av stöd och struktur som större organisationer har – fast i en förenklad form. Så här kan ZenZaii hjälpa:

Guidad process (workflows)

När du loggar in i ZenZaii guidar plattformen dig steg för steg genom rekryteringen. Den föreslår nästa åtgärd i varje fas – till exempel “Har du definierat en tydlig kravprofil?” eller “Det är dags att skicka intervjubjudningar till de kandidater du vill gå vidare med.”

Det fungerar som en virtuell HR-partner som hjälper dig att inte missa viktiga moment. Även om det är första gången du rekryterar känns processen mindre osäker – systemet håller dig på spåret från start till mål.

Kompetensbaserade mallar

Osäker på hur du skriver en bra annons eller vilka intervjufrågor du ska ställa? ZenZaii erbjuder beprövade mallar och exempel. Du kan utgå från mallar som bygger på forskningsbaserade best practices (t.ex. undvika bias i annonsformuleringar och fokusera på kompetenser i intervjufrågor) och sedan anpassa dem till rollen.

Det höjer kvaliteten på rekryteringsunderlag utan att du behöver vara HR-expert. ZenZaii delar helt enkelt expertkunskap i rätt kontext, så att du attraherar och väljer rätt personer.

Central kandidatöversikt

Alla ansökningar och kandidatdata samlas på ett ställe – i ZenZaii – istället för att vara utspridda i mejl och kalkylark. Du ser snabbt vem som sökt, var de befinner sig i processen och vad nästa steg är.

Plattformen påminner också om kandidater som väntat för länge i ett steg, så att ingen glöms bort. Genom att centralisera allt blir det enklare att hålla ordning och ge ett professionellt bemötande även när du har många roller på samma gång.

Automation som sparar tid

Mycket av “görat” i rekrytering kan ZenZaii hantera. Systemet kan exempelvis automatiskt skicka tack-mejl till alla som söker, boka intervjuer utifrån din kalender och påminna kandidater att genomföra ett test om det ingår.

För en tidspressad chef kan det spara timmar per rekryteringsrunda. I stället för att mejla fram och tillbaka eller skapa kalenderinbjudningar en och en kan du låta ZenZaii göra det. Den tiden kan du lägga på kärnarbetet – eller på att faktiskt möta och utvärdera toppkandidater.

Beslutsstöd

Till slut är det du som väljer vem som ska anställas. Men ZenZaii ger stöd för att fatta bättre beslut: du kan jämföra kandidaters kvalifikationer sida vid sida, systemet kan lyfta fram vilka som bäst matchar dina kriterier och påminna om uppgifter som referenstagning eller bakgrundskontroller.

Alla anteckningar, testresultat och intervjupoäng finns samlade när du ska fatta beslut. Det gör att valet baseras på data och dokumenterade observationer – inte bara minne eller första intryck.

Kort sagt fungerar ZenZaii som en “HR-avdelning i en låda”. Du behåller kontroll och mänskligt omdöme, men får struktur, automation och inbyggd expertis. Resultatet är att du kan rekrytera snabbare, smartare och med större trygghet – även utan intern HR.

Referenser

• SecureDataRecovery survey — prevalence of small companies without HR (referenced): source noted in internal notes.
• CIPD — A Head for Hiring: https://www.cipd.org/globalassets/media/knowledge/knowledge-hub/reports/a-head-for-hiring_2015-behavioural-science-of-recruitment-and-selection_tcm18-9557.pdf
• Best Practices for Reducing Bias in the Interview Process - PMC: https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC9553626/